Krav til nummerering av bilag ved elektronisk lagring

I en konkret sak er Skattedirektoratet forelagt spørsmål om hvordan dokumentasjon som er skannet for elektronisk lagring skal nummereres (dokumentasjonshenvisning) for å tilfredsstille bokføringsreglenes krav. Skattedirektoratet har ikke vurdert konkrete elektroniske løsninger, men legger til grunn som avgjørende at kravene til kontrollspor mv. ivaretas. Blant akseptable løsninger blir følgende trukket frem:

• En ”manuell” løsning vil være å nummerere bilagene før de skannes og merke filen slik at det fremgår hvilke bilag den inneholder.
• En annen løsning kan være at man benytter et skanningsprogram som tildeler nummer som brukes videre i bokføringen. Bilagsnummeret vil da ikke være en ”fysisk” del av det skannede dokumentet. Kravet til kontrollspor mellom spesifikasjoner og dokumentasjon vil likevel være ivaretatt dersom man kan gå fra dokumentasjonshenvisningen i spesifikasjonene til dokumentasjonen, og motsatt vei, at regnskapssystemet også gjør det mulig å søke opp bilag som kan følges til spesifikasjonene.

Der deler av dokumentasjon mottas elektronisk (pdf) og den ikke skrives ut for deretter å inkluderes i en skanningsløsning, skisseres det videre som en mulig løsning at det benyttes en egen fortløpende nummerserie for slike fakturaer og de arkiveres fortløpende, med nummeret i filens navn. Dette nummeret benyttes så i bokføringen, og vil dermed være kontrollsporet mellom dokumentasjon og spesifikasjoner.

Skattedirektoratet uttaler seg også om forholdet til egne utgående fakturaer som produseres ved hjelp av et faktureringssystem, og som er en integrert del av regnskapssystemet slik at bokføringen oppdateres automatisk. Her tildeles hver enkelt faktura et fortløpende nummer som utgjør dokumentasjonshenvisningen i spesifikasjonene. Eventuelt posteres periodens fakturaer oppsummert, med et eget nummer. Fakturajournalen vil da være en underspesifikasjon til posteringen i regnskapet. Kravet til kontrollspor vil være ivaretatt hvis man kan følge posteringen i regnskapet, til underspesifikasjonen (fakturajournalen) og fra der til den enkelte faktura (og motsatt vei). Fakturaene for perioden oppbevares elektronisk i en fil med kontrollspor til underspesifikasjonen. Tilsvarende gjelder hvis faktureringssystemet ikke er en integrert del av regnskapssystemet.

Skattedirektoratet viser avslutningsvis til at Norsk RegnskapsStiftelse v/ Bokføringsstandardstyret er i ferd med å utarbeide en bokføringsstandard (høringsutkast) om kontrollsporet. Dette vil trolig også inkludere bilagsnummerering i tilknytning til skanning. Det forventes at dokumentet blir sendt påhøring før sommeren.

Vedlegg:

Brev 5.4.2011 fra Skattedirektoratet